来客呼出しシステム 操作マニュアル

受付ボタンで担当者を呼び出す（Delta Chat ミニアプリ版）

1　このシステムでできること

事務所の入口に置いた受付端末（タブレット）で、来訪者が会いたい担当者の名前を押すと、その担当者のスマホにだけ通知が届きます。担当者は受付端末に通話をかけて、来訪者とお話しします。

1来訪者が名前を押す受付端末の画面で担当者を選ぶ
→
2担当者に通知指名された人のスマホに届く
→
3「対応します」担当者が押して名乗り出る
→
4受付に通話来訪者が「応答」を押す
図1　全体の流れ
受付端末入口に置くタブレットまたはスマートフォン（1台）。常に電源につなげるもの。
スタッフの端末スタッフ各自のスマートフォンやパソコン。
アプリDelta Chat（無料のメッセージアプリ）。全員の端末に入れます。
ボタンのファイルreception-select.xdc（担当者指名版の受付ボタン）。
対応言語（15言語）アラビア語、ドイツ語、英語、スペイン語、フィリピノ語、フランス語、インドネシア語、日本語、韓国語、ネパール語、ポルトガル語、ロシア語、ティグリニャ語、ベトナム語、中国語。画面右上の言語メニューで切り替えます。初めて開いたときは、端末の言語に合わせて自動で選ばれます。
画面の名前についてアプリのバージョンによって、メニューや文言が少し違う場合があります。実際の画面に合わせてお読みください。

2　導入手順（管理者の方）

最初に一度だけ行う作業です。所要時間の目安は30分ほどです。

  1. Delta Chatをインストールする受付端末とスタッフ全員の端末に入れます。AndroidはGoogle Play、iPhoneはApp Storeで「Delta Chat」を検索します。パソコンは公式サイトからダウンロードできます。
  2. アカウントを作るアプリを開き、画面の案内に従って名前を入れます。受付端末は「受付」、スタッフは「営業　山田」のように、部署と名前が分かる表示名にします。この名前が、受付端末のボタンに表示されます。
  3. 「来客通知」グループを作る（受付端末）新しいグループを作り、名前を「来客通知」にします。招待用のQRコードまたはリンクを表示し、スタッフ全員に参加してもらいます。
  4. ボタンのファイルを送る（受付端末）「来客通知」グループで、添付（クリップのマーク）から reception-select.xdc を選んで送信します。スタッフ全員の画面に、アプリのカードが届きます。
  5. 切替パスワードを変更する（推奨）受付端末では、「スタッフ表示へ」を押すとパスワードが必要です。初期パスワードは「secret」です。受付端末として設定する前に、スタッフ表示の画面の下にある「この端末の切替パスワードを変更」から、新しいパスワード（4文字以上）に変更してください。
  6. 受付端末を「受付端末にする」に切り替える受付端末でカードをタップしてアプリを開き、右上の「受付端末にする」を押します。確認が出たら「OK」を押します。画面が、担当者の名前が並ぶ表示に変わります。
  7. 担当者が登録する（各スタッフ）呼ばれる可能性のあるスタッフは、アプリを開いて「登録する」を押します。登録すると、受付端末のボタンに名前が表示されます。やめるときは「登録を解除」を押します。
    来客呼出し受付端末にする
    担当者として登録未登録（登録すると、受付で名前を選べます）
    登録する
    来訪の履歴
    まだ来訪はありません
    スタッフの画面
    「登録する」を押すと、受付端末のボタンに名前が出ます。
ファイルを入れ替えたときアプリのファイルを新しくしたときは、グループに送り直します。受付端末では、もう一度「受付端末にする」を押す必要がある場合があります。

3　毎日の使い方

来訪者の方

  1. 会いたい担当者の名前を押す担当者が分からないときは、下の「担当者がわからない／どなたでも」を押します。
    来客呼出しスタッフ表示へ

    お会いになる方を選んでください

    営業　山田
    総務　佐藤
    技術　鈴木
    経理　田中
    担当者がわからない／どなたでも
    受付端末の画面
    名前のボタンを押すだけです。
  2. 会社名またはお名前を入力して「呼び出す」を押す入力した内容が、担当者への通知に表示されます。入力しなくても呼び出せます。間違えたときは「戻る」を押すと、担当者の選択に戻ります。
    来客呼出しスタッフ表示へ
    山田さんを呼び出します
    会社名またはお名前
    ABC商事 鈴木
    戻る
    呼び出す
    名前の入力画面
    会社名かお名前を入れて「呼び出す」を押します。
  3. 「お呼びしました」の表示を確認するそのままお待ちください。担当者の名前が出たら、通話の着信を待ちます。
    山田さんをお呼びしました。
    そのままお待ちください。
    →
    山田が対応します。
    通話の着信が来たら「応答」を押してください。
  4. 着信が来たら「応答」を押す担当者と通話ができます。

スタッフ

  1. 通知が届く指名された人のスマホにだけ、来訪者の会社名またはお名前つきで通知が届きます。誰も出ないまま60秒たつと、スタッフ全員に再通知されます。
    来
    来客通知あなた宛の来客です【ABC商事 鈴木】（受付にAudio callで発信してください）
    アプリを開く
    10:32 来訪（あなた宛）
    来訪者：ABC商事 鈴木
    山田さん宛・未対応
    対応します
    通知と履歴
    あなた宛の来訪は緑の枠で表示されます。
  2. アプリを開いて「対応します」を押す押した人が担当になります。ほかの人の画面には「○○さんが対応中」と表示され、受付端末にも担当者名が出ます。
  3. 受付に通話をかけるDelta Chatのチャット一覧から、受付との1対1のチャットを開きます。履歴の「Audio call」をタップするか、通話ボタンで発信します。受付のチャットをピン留めしておくと、一覧の先頭に出るのですぐ開けます。
    受付
    Audio callLess than 1 minute
    ▲ これをタップして発信
    受付とのチャット
    履歴の「Audio call」をタップするか、画面上の通話ボタンで発信します。
来客の記録呼出しがあるたびに、「来客通知」グループのチャットに「来客：ABC商事 鈴木 → 山田さん宛」のような記録が残ります。「対応します」を押したときも、「○○さんが対応します」と残ります。
通話の発信は手動です「対応します」を押しただけでは電話はかかりません。担当者が自分で受付に通話をかけます。この点は、スタッフ全員に周知してください。
指名と全員宛の違い名前を選ぶと、その人だけに通知されます。「どなたでも」を選ぶと、登録しているスタッフ全員に通知されます。

4　端末の設定

受付端末

呼び鈴の音来訪者が「呼び出す」を押すと、受付端末から呼び鈴（ピンポーン）が鳴ります。音の種類（ピンポーン、2回、チャイム、ベル、やわらかい音、鳴らさない）と音量は、スタッフ表示の画面の下にある「呼び鈴の設定」で変えられます。「試聴」で聞いてから決めてください。設定は、その端末に保存されます。

スタッフの端末

5　困ったとき

Q. スタッフに通知が届かないDelta Chatの通知設定、電池の最適化、グループのミュート設定を確認してください。受付端末のWi-Fi接続も確認します。
Q. 受付端末に担当者の名前が出ないその担当者が「登録する」を押していません。担当者のアプリで登録を済ませてください。名前が増えない場合は、受付端末のアプリを開き直します。
Q. 受付端末にボタンが出ず、履歴が表示されるスタッフ用の表示になっています。右上の「受付端末にする」を押してください。
Q. スタッフ表示に戻れない（パスワードが分からない）受付端末の「スタッフ表示へ」にはパスワードが必要です。初期値は「secret」で、変更した場合は管理者に確認してください。パスワードは端末内に保存されるため、忘れた場合は、アプリのファイルをグループに送り直して、新しいカードから開くと初期値に戻る場合があります。
Q. 通話をかけても受付端末が鳴らない受付端末の画面がオンか、Delta Chatが起動したままか、マイクと通知が許可されているか確認してください。それでもつながらないときは、受付端末を再起動します。
Q. だれも対応しない60秒後に全員へ再通知されます。それでも対応がない場合は、事務所内で声をかけ合い、担当を決めてください。
Q. 来訪者の名前が通知に出ない来訪者が入力を省略した可能性があります。履歴にも「来訪者：」の表示がないときは、入力されていません。入力を必須にしたい場合は、管理者にご相談ください。
Q. 言語を切り替えたい／通知の言語は？画面右上の言語メニューで選びます。担当者が登録したときの言語が、その担当者への通知の言語になります（言語を変えると登録も更新されます）。グループのチャットに残る記録は、日本語で表示されます。
Q. 呼び鈴が鳴らない受付端末の音量、マナーモード、「呼び鈴の設定」の音の種類（「鳴らさない」になっていないか）を確認してください。それでも鳴らない場合は、端末やアプリの設定で、音の再生が制限されている可能性があります。
Q. ボタンを何度も押された10秒以内の連続した押下は、1回として扱います。
Q. 通話はグループ全員で一斉にできる？できません。通話は1対1のみです。通知は全員または指名した1人に送り、通話は担当者1人が受付と行います。

6　運用前の動作確認