避難所運営スターターキット 操作マニュアル

避難所運営スターターキット 操作マニュアル

対象 shelter-starter-kit-1.2.3.xdc／日本語版。受付・物資・安否・当番・地図の担当者向けに、初回設定と日々の記録方法を説明します。

1. はじめに担当者が運用チャットへXDCファイルを添付します。全員がその同じ添付を開きます。
2. 各端末で「管理者設定」を開き、必要なアプリだけを表示します。
3. ホームから担当アプリを開いて記録し、「← ホームへ」で集計を確認します。

確認 画面中の氏名・数量は操作説明用の例です。画面の幅によってボタンの並びや表示位置は変わります。「タップ」はPCではクリックと読み替えてください。

1 最初に同じ添付を開く

XDCはDelta Chat内で使う小さなアプリです。ファイル名が同じでも、別の添付として送ると別の台帳になります。

1. 運用するグループチャットに「shelter-starter-kit-1.2.3.xdc」を添付し、参加者へ使う添付を案内します。
2. 参加者は案内された添付の起動ボタンを押します。初期状態でメニューが空でも故障ではありません。次のページで表示設定を行います。
3. ホーム上部の「表示言語」で言語を選びます。各アプリにも引き継がれ、氏名やメモなどの入力内容は翻訳されません。

確認 index.htmlをブラウザで開く方法は、このブラウザ内だけの試用です。Delta Chatの台帳や他端末とは自動同期しません。運用はXDCの同じ添付で行ってください。

2 管理者が表示するメニューを選ぶ

ホームの管理者設定は、端末ごとの表示設定です。必要な担当機能だけを選んで使い始めます。

1. 「管理者設定」を初期状態では1回押します。パスワードに「secret」を入力し「ログイン」を押します。
2. 「この端末の担当名」を入力し、「表示するアプリ」で担当業務に必要なものへチェックを付けます。
3. 必要に応じてタップ数を1〜20回に設定します。複数回の場合は前のタップから4秒以内に続けて押します。
4. 新しいパスワードと確認欄へ同じ文字を入力し、「保存して閉じる」を押します。空欄なら現在のパスワードを維持します。

確認 設定・パスワードは他の端末に共有されません。各端末で設定してください。表示を隠しても、配信済みの情報を秘匿したり削除したりする機能ではありません。アプリ内部に別の管理者設定がある場合、その設定・パスワードは別です。

3 ホームの数字を読む

上部で「このキットの自動集計」を選ぶと、キット内で記録した内容を表示します。アプリの大きなボタンを押すと記録画面が開きます。

1. 「← ホームへ」で各アプリから戻ります。画面を戻すだけでは記録を確定しないため、先に各画面の保存・記録ボタンを押してください。
2. 人数や件数を確認し、数字の下にある読込状況・送信待ち・要確認の表示も確認します。
3. 「外部JSON参照」に切り替えた場合は、取り込んだ時点の情報です。自動集計と混同しないでください。

確認 「—」は未読込などで数値を表示できない状態です。0人・0件とは意味が違います。未登録や更新遅れもあるため、現場確認と合わせて使います。

4 共有される範囲を知る

通信が届くと、同じ添付を使う端末へ記録が共有されます。ホームの表示設定や言語は端末ごとです。

1. 通信できない間も端末内へ記録できる画面があります。送信待ちを確認し、通信回復後はアプリを開いて受け渡しを進めます。
2. ホームの「共有を再送」は、ホームへ取り込んだJSON参照情報の送信待ちを再送します。各アプリ内の送信待ちは、そのアプリも開いて確認してください。
3. 別端末でも同じ添付を開き、記録と人数が合うことを確認します。「送信待ちなし」は全員が受信・確認したという意味ではありません。

確認 入退場の人物情報は安否名簿と当番候補へ連携します。安否は自動で「無事」にならず、当番への参加も自動で決まりません。在庫の自動減算や地図への自動登録は行いません。

5 入退場の受付と人物QRを準備する

ホームで「ちゃっと入退場」を開きます。避難所で使う場合は、最初に利用モードと受付端末名を確認します。

1. 「利用モード」で「避難所用」を選びます。「表示名（端末名）」に北口受付などを入力し、会場を選びます。
2. 「入退場者用QRを発行」で「別の人物を新規登録」を押し、氏名と必要な項目を入力します。住所・電話などは業務上必要な範囲にとどめます。
3. 「QRを生成」を押し、必要に応じて「QR画像を保存・共有」または「印刷」で本人へ渡します。QRだけで受付は完了しないため、次に入所記録を付けます。
4. 再発行は登録済みの本人を検索し、同じIDで行います。別人として新規登録すると記録が分かれるため、本人確認を行ってください。

確認 QRは人物IDを示します。別台帳のQRだけでは、その人物の登録情報は移りません。紛失時に同じIDで再発行しても、以前のQRを無効にする機能ではありません。

6 QRを読み取って入所や外出を記録する

先に正しい記録区分を選び、本人のQRを読み取ります。人物登録が同じ添付に受信済みであることが必要です。

1. 「入所としてスキャン」など、記録したい区分のボタンを押します。画面の見出しに表示される区分を確認します。
2. カメラが使える端末ではQR全体と白い余白を写します。カメラが拒否される場合は「保存済みのQR画像を選んで読む」で画像を選びます。
3. 読み取りが成功すると記録画面へ戻ります。最近の入退場記録の本人・区分を確認し、ホームの人数を確認します。
4. 画像が読めない場合は明るい画像を選び直します。QR内容を入力する場合は「手動貼り付け」に入れ、「この内容で記録」を押します。

確認 Delta Chat PC版2.65.0は、Webxdcのカメラ権限を本体側で許可していません。XDCやWindowsの権限設定だけでこの制限は解除できません。PCでは画像選択を利用してください。写真撮影の欄も、PCではファイル選択になる場合があります。

7 地図に場所や危険箇所を登録する

ホームで「ちゃっとピンマップ」を開きます。地図画像を共有し、その上へピンやルートを置いて使います。

1. 「設定」を開き、「地図の共有」で地図名と地図画像を指定して「画像を登録して共有」を押します。操作が制限される場合はピンマップ内の代表管理者へ依頼します。
2. 「地図」に戻り、表示する地図を選びます。用途やピンの種類を選んで、地図上の該当位置をタップします。
3. 表示される入力画面で名称や説明など必要な内容を入れ、保存操作を行います。「一覧」でも登録内容を確認できます。
4. 既存情報の編集・移動・削除や、管理者設定後の共有には、ピンマップ内での権限や代表管理者の確認が必要です。

確認 この地図は登録した画像が基準です。GPSによる自動追跡を前提にしないでください。危険箇所には確認時点を説明へ記入し、現場の変化は担当者同士でも確認します。管理者設定後は承認待ちの有無も確認してください。

8 物資の在庫と配布を記録する

ホームで「ちゃっと物資管理」を開きます。数量・単位・保管場所をそろえて入力すると、担当交代時も比較しやすくなります。

1. 新しい物資は「入庫・登録」を開き、「対象」で新しい物資を選びます。品目名、保管場所、単位、カテゴリ、不足目安、必要に応じて期限を入力します。
2. 「操作」を確認します。現在ある数を記録する場合は「棚卸し・状況確認」、追加で届いた分は「入庫」を選びます。数量と現場の状況、記録者を入力します。
3. 「この内容で記録」を押し、「在庫」で結果を確認します。配った分は「配布・使用」から対象と数量を記録します。
4. 「履歴」で内容を見直し、ホームの不足物資の件数も確認します。例えば24本で不足目安30本なら、目安以下の対象になります。

確認 数量が分からない場合は空欄で状況だけを記録できます。空欄は0個という意味ではありません。期限やロットが違う物資は区別してください。入退場に記録した物資受取では、この在庫が自動で減ることはありません。

9 安否と必要な支援を更新する

ホームで「ちゃっと安否確認」を開きます。入退場から連携した人物は、安否未確認の状態から確認を進めます。

1. 「名簿」で氏名・ID・場所などを検索し、本人の「詳細・更新」を押します。氏名が似ている場合は受付票や入退場IDも照合します。
2. 「記録担当者」を入れ、「安否確認」と「滞在状況」を確認します。現在地、必要な支援、確認方法や引継ぎメモなど、必要な項目だけを更新します。
3. 「この端末に保存して共有」を押し、名簿とホームの安否未確認件数を確認します。手入力した項目は入退場からの自動補完より優先されます。
4. 「同時更新」などが表示された場合は、候補と実際の状況を担当者間で確認してから確定してください。

確認 「在所していること」と「安否が無事であること」は別の情報です。救助や搬送の連絡をこのアプリの記録だけに任せないでください。トリアージ欄は専門職が判断した結果の記録用で、自動判定は行いません。

10 当番を作り参加予定を記録する

ホームで「ちゃっと当番表」を開きます。本人の意思と体調を確認してから、当番への参加を記録します。

1. 「参加者」で候補を確認し、「参加者を編集」から参加できる日時・夜間の可否・活動中の設定などを確認します。入退場から来た候補は、最初は参加未確認です。
2. 「役割ボード」で日付と朝・昼・夜の時間帯を選び、「＋ 当番」を押します。
3. 当番名、開始日、開始・終了時刻、必要人数、場所、注意事項を入力し、「当番を追加」を押します。翌日終了の当番は終了日の設定も確認します。
4. 追加した当番を開き、本人に確認した参加予定を記録します。終了後は参加実績と引継ぎを残します。自動で参加者が割り当てられることはありません。

確認 「引継ぎ」は追記し、次の担当者が読んだ確認を残せます。負担表示は相談の目安です。休息や事情を優先し、住所・病歴など業務に不要な情報を書かないでください。

11 単体アプリのJSONを参照として取り込む

JSONは元アプリが書き出す記録ファイルです。ホームから取り込む情報は、キット内の入力台帳とは分けて表示します。

1. 元の単体アプリで、対応する「JSON書き出し」を行います。CSVや別形式のJSONは取り込めません。
2. ホームの「JSONを取り込む」を押します。「元台帳ID」に分かりやすい名前を付けます。同じ元台帳を更新するときは、毎回同じIDを使ってください。
3. ファイルを選び「2. 内容を確認する」を押します。元アプリ、会場、書出日時、表示対象、警告を確認します。
4. 共有する内容を確認してチェックを付け、「この内容で取り込む」を押します。取り込みは、このキットの参加者へ参照情報を共有する操作です。

確認 外部JSONは書き出した時点の参照情報です。元アプリとの自動同期や、元アプリへの書き戻しはありません。個人情報を含む場合は、取り込み前に共有先のチャットを確認してください。

12 外部参照と日々の引継ぎ

外部JSONを取り込んだ後も、自動集計と外部参照は合算されません。交代時は、どちらの画面を見ているかを先に確認します。

1. ホームで「このキットの自動集計」または「外部JSON参照」を選びます。外部参照では対象の元台帳と書出日時を確認します。
2. 情報が古い場合は、元アプリから新しいJSONを書き出し、同じ元台帳IDで取り込み直します。
3. 交代前に各アプリの記録を保存し、送信待ち・未受付・要確認を確認します。次の担当端末でも同じ添付と最新の記録を確認します。
4. 必要な各アプリからJSONを書き出して保管します。出力形式と復元機能はアプリごとに違うため、すべてのJSONが完全復元用になるとは限りません。

確認 新版XDCを別添付として送ると別台帳になります。古い添付を削除してから移行しないでください。対応JSONのホーム取り込みは参照表示で、キット内の編集台帳を丸ごと復元する機能ではありません。

13 困ったときの確認

まず、同じチャットの同じ添付を開いているかを確かめます。通信や操作に問題が残るときは、画面の状態を担当者へ伝えてください。

確認 困った状態を記録するときは、アプリの版1.2.3、Delta Chat本体の版、端末の種類、操作順とエラーを控えます。画面写真を共有するときは氏名や医療情報が写っていないか確認してください。

14 運用前の確認と言語一覧

担当者同士で最初に試し、同じ数字と記録が見えることを確認してから使い始めます。

1. 使う添付を一つに決め、各端末のメニュー・パスワードを設定した。
2. 見本の人物と物資で、登録・入所・一時外出・帰所・配布・安否更新を練習した。
3. 同じ添付を開いた別端末で、記録が共有されることを確かめた。
4. PCではQR画像の読み取りを試し、当番候補から参加予定を登録する手順を確認した。
5. 当番の引継ぎ、記録の書き出し、機密情報の共有範囲を担当者間で決めた。

確認 管理者設定でメニューを隠すことは、相手に情報を渡さないためのアクセス制御ではありません。情報を限られた担当者だけで扱うときは、参加者を限定した別チャットと別添付を使ってください。